KPI Individual, perlukah ?

Mungkin terlalu dini untuk mempertanyakannya bahkan jauh sebelum diberlakukannya. Akan tetapi mengingat "indeks kepuasan pegawai" berdasarkan survey - sudah resmi masuk dalam salah satu Indeks Kerja Unit (IKU), maka anggap saja tulisan ini sebagai survey yang prematur dari salah satu (calon) responden. Toh inipun tidak ditujukan secara frontal kepada niat baik para inisiator untuk terus menerus mempertajam kinerja organisasi DJP.

Membaca sebuah artikel yang sangat konstruktif dari penulis Stacey Barr bertemakan "Seberapa jauh KPI individual diperlukan", saya yang dengan sepenuhnya menyadari bahwa sumbangsih ini tidak sepadan dengan kerja keras para arsitek modernisasi selama ini - merasa terpanggil untuk mensarikannya sebagai bahan masukan bagi semua pihak.

Inti dari tulisan tersebut menyebutkan 3 bagian :

• Alasan mengapa manajer melakukannya (penilaian individu pegawai);
• Beberapa faktor yang menyebabkan ketidakefektifannya;
• Pertanyaan yang harus terjawab sebelum memutuskan perlu tidaknya.

Alasan/tujuan seorang manajer melakukannya?

1. Untuk memotivasi pegawai agar berkinerja dan berkontribusi lebih baik terhadap capaian organisasi (DJP)
2. Agar bisa memberi penghargaan terhadap mereka yang berkinerja baik
3. Untuk memvalidasi keputusan meminggirkan (atau membina) pegawai dengan kinerja buruk
4. Memberi kesempatan pegawai untuk belajar dan berkembang terus menerus
5. Menjadikan organisasi dan proses di dalamnya tampil lebih baik
6. Sebagai bahan informasi pergantian jabatan dan memutuskan promosi.

Mohon dicermati bahwa munculnya sebuah teori tentunya selalu didasarkan pada tujuan yang baik dan benar... krn kalau gak begitu ya gak bakalan kepake lah....

Kalaupun muncul sebagian pesimistis dari pihak yang menjadi objek penilaian, tentunya lebih dikarenakan salah dalam implementasinya. Berikut ini beberapa kemungkinan terjadinya kesalahan dalam implementasi:

Beberapa faktor yang menjadikannya tidak efektif?

Dalam perjalanannya sangat dimungkinkan terjadi hal-hal berikut ini sehingga penilaian individual tidak mencapai sasarannya (Sebagaimana disebutkan sebelumnya di atas).

• Manajer tidak memiliki data yang cukup untuk melakukan peniaian yangobjektif, seringkali kritikan muncul dikarenakan subjektifitas manajer yang tak terhindarkan. 
• Proses evaluasi menghasilkan efek yang tidak sesuai tujuan, karyawan kehilangan fokus menuju 'outcome oriented' dan teamwork, alih-alih menciptakan iklim kerja yang kondusif, konflik dan persaingan tidak sehat justru muncul sehingga merugikan organisasi pada akhirnya.
• Tidak diperoleh kesepakatan mengenai apa itu "standar kinerja ", parameter apa yang sehuarusnya dijadikan ukuran dalam proses pengukurannya. 
• Kesulitan menemukan pihak yang "bertanggungjawab" terhadap sebuah proses mengingat pada umumnya proses dalam organisasi saling terkait, sehingga muncul resistensi terhadap tanggungjawab atas sebuah proses yang tidak dikuasai sepenuhnya oleh salah satu unit. 
• Manajer sendiri merasa tidak ada outcome yang signifikan dari proses evaluasi kinerja yang diberlakukan, khususnya kinerja yang diukur berdasarkan %tase waktu penyelesaian. Di antara salah satu tujuan pengukuran kinerja individu adalah -tentunya- pengembangan kapasitas pegawai, tapi sangat jarang sekali proses ini memberikan outcome berupa "pemberdayaan pegawai".

Pertanyaan yang harus terjawab
Pada akhir tulisannya, penulis menegaskan kembali bahwa urusan mengukur kinerja individu bukanlah diskusi tentang apa yang paling tepat untuk dikukur melainkan lebih kepada tujuan apa yang ingin dijadikan nilai tambah terhadap organisasi (DJP) melalui proses ini dan dampak apa yang kita inginkan dari  proses pengukuran tersebut terhadap karyawan itu sendiri.

Maka sulit dikatakan pendekatan yang dipakai akan bermanfaat terhadap organisasi dan karyawan kecuali beberapa pertanyaan berikut ini bisa terjawab terlebih dulu:

1. Mengapa anda menginginkan adanya pengukuran kinerja individu?
2. Hasil akhir apa yang ingin anda capai dengannya?
3. Konsekuensi dan resiko apa yang harus dihadapi atas jawaban nomor 2 di atas?
4. Adakah cara lain untuk mencapai hasil akhir tsb, dengan cara apa?
5. Apa visi organisasi anda dan bagaimana sikap karyawan memahami visi organisasi tsb?
6. Apa sajakah nilai-nilai (values) yang dimiliki karyawan dalam organisasi dan terkait hal tersebut, apa yang dapat memotivasi mereka dan membuat mereka tetap termotivasi?

during the journey of a quest,
Tokyo oktober 2009